Assistenz der Geschäftsführung / Personal Assistent (m/w/d) Family Office

Das Unternehmen

HAPEKO ist die erste Adresse für Fach- und Führungskräfte in Deutschland. Schwerpunkt der Tätigkeit ist das Schaffen von Verbindungen zwischen Spezialisten und Führungskräften mit einem beruflichen Veränderungswunsch und passenden Unternehmen. HAPEKO (www.hapeko.de) ist deutschlandweit mit mehr als 20 Standorten vertreten. Für ein Single Family Office in Darmstadt wird ein Personal Assistant (m/w/d) in sehr persönlicher Vertrauensposition gesucht (35 Std./Woche). Das Family Office wird als privater Mittelpunkt und Schnittstelle für administrative, organisatorische und koordinierende Aufgaben geführt, die typischerweise mit der Funktion eines Office Managers vergleichbar sind. Neben den flachen Hierarchien und den direkten Kommunikationswegen wird die gegenseitige Unterstützung und das familiäre, kollegiale Miteinander großgeschrieben. Für diese sehr besondere Rolle, suchen wir in exklusivem Auftrag eine vertrauenswürdige Assistenz (m/w/d) und Persönlichkeit, die sich unter anderem durch Diskretion, Loyalität und Zuverlässigkeit auszeichnet.

Aufgaben

• Zentrale Schnittstelle des Family Offices zwischen der Familie, eigenen Unternehmen, externen Dienstleistern und weiteren Geschäftspartnern
• Terminmanagement, Reisemanagement und Abwicklung der täglichen Geschäftskorrespondenz
• Schnittstellenfunktion für diverse Themengebiete mit Mitarbeitenden, Behörden, Geschäftspartnern, Verbänden und Gremien
• Vorbereitende Buchführung
• Betreuung und Erledigung privater Angelegenheiten für die Familie, inkl. Koordination von gewünschten Dienstleistungen
• Planung, Protokollierung von Besprechungen, und organisatorische Durchführung von Veranstaltungen (z.B. Weihnachtsfeiern)
• Stilsichere Korrespondenz und gepflegte Kommunikation auf Deutsch und Englisch

Profil

• Abgeschlossene kaufmännische Berufsausbildung oder betriebswirtschaftliches Studium
• Mehrjährige Berufserfahrung in vergleichbarer Funktion
• Selbständige, strukturierte und gut organisierte, proaktive Arbeitsweise
• Diskret, loyal und zuverlässig
• Souveränes und sympathisches Auftreten
• Ausgeprägte Team- und Kommunikationsfähigkeit
• Dienstleistungsmentalität und Serviceorientierung auch in stressigen Situationen
• Kulturell interessiert, mit einem Auge fürs Detail
• Sehr gute MS Office-Kenntnisse
• Sehr gute Deutsch- und Englischkenntnisse in Wort und Schrift

Vorteile

• Ein anspruchsvolles Aufgabengebiet mit interessanten Gestaltungsmöglichkeiten in einem dynamischen Familienunternehmen
• Flache Strukturen, kurze Entscheidungswege und ein hohes Maß an Freiheit
• Arbeit in einem engagierten Team, geprägt von gegenseitigem Respekt und Unterstützung
• Eine sehr attraktive Vergütung mit bezuschusstem ÖPNV-Ticket
• Umfangreiche Fort- und Weiterbildungsmöglichkeiten
• Flexible Arbeitszeiten
• Hochwertige Arbeitsplätze in stilvollem Ambiente