Sen. Team Assistenz + Projektmanagement Assistenz (w/m/d)

Unser Auftraggeber ist ein international tätiges, traditionsreiches Unternehmen des amerikanischen General Dynamics Konzerns und gehört zum Geschäftsfeld der European Land Systems (ELS). Das Unternehmen beschäftigt sich mit der Entwicklung, der Produktion sowie dem nationalen und internationalen Verkauf von Spezialfahrzeugen im wehrtechnischen Bereich. Am Standort Wien bietet GDELS-Steyr mit mehr als 200 Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern die vollständige Kompetenz als Rad- und Kettenfahrzeughersteller mit besonderem Schwerpunkt auf der Systemintegration.

Aufgrund von wachsenden Aufgaben wird ab sofort für die Österreich-Niederlassung in Wien-Simmering folgende Position gesucht: Sen. Team Assistenz + Projektmanagement Assistenz (w/m/d)

Internationales Unternehmen
Standort Wien / Vollzeit

In dieser Funktion bist Du für die selbstständige organisatorische und administrative Betreuung unserer Kolleg:innen sowie der Führungskräfte in Form eines Team Office-Managements verantwortlich. Es erwartet Dich ein abwechslungsreiches, eigenverantwortliches Aufgabengebiet in einem kollegialen, angenehmen Betriebsklima mit internationalem Arbeitsumfeld.

Was sind Deine typischen Aufgaben?

Allgemein:

• Eigenständige Korrespondenz in Deutsch und Englisch mit internen und externen Schnittstellen sowie Verantwortung über die Daten- und Dokumentenpflege für diverse Bereiche
• Als Gleitzeitbeauftragte:r Pflege und Monitoring der Zeiterfassungsdaten der Mitarbeiter:innen (Urlaube, Abwesenheiten, Nachträge und Korrekturen)
• Planung, Organisation und Betreuung von Besprechungen und Events, Sicherstellung eines reibungslosen Ablaufs
• Planung und Organisation von Dienstreisen und Begleitung des Prozesses vom Antrag bis zur Übergabe an die Personalverrechnung
• Fristen- und Dokumentenverwaltung für Rechtsangelegenheiten wie NDAs und Vertretungsregelungen
• Bei Bedarf Unterstützung der Executive Assistenz

Program Management:

• Vorbereitung und Unterstützung bei der Erstellung und Aktualisierung von Projektstatusberichten, Präsentationen, Terminplänen, etc.
• Erstellung und Verwaltung von Task- und ToDo-Listen
• Zentrale Anlaufstelle für die gesamte Projektkommunikation
• Vor- und Nachbereitung von Projektmeetings sowie Protokollierung der Meetings
• Ablage, Verwaltung und Archivierung von Projektdokumenten
• Erstellung und Wartung von standardisierten Projekttemplates
• Überblick über Abwesenheiten der Projektmitarbeiter:innen
• Ansprechpartner für das Projektteam für administrative Fragen aller Art

Was bringst Du mit?

• Du hast eine abgeschlossene kaufmännische oder allgemeine Berufsausbildung (HAK, HBLA, AHS, kfm. Lehre)
• Kurse für Veranstaltungsplanung und Zeitmanagement sowie Basiskenntnisse im Arbeitsrecht sind darüber hinaus vorteilhaft
• Einwandfreies Deutsch und Englisch in Wort und Schrift sind für Dich eine Selbstverständlichkeit
• Du bringst mindestens 5 Jahre Berufserfahrung im Assistenzbereich bzw. in administrativen/organisatorischen Tätigkeiten mit
• Du hast einen ECDL bzw. ausgeprägte Kenntnisse in MS Office, SAP HR Grundkenntnisse von Vorteil
• Du besitzt eine sehr selbstständige und strukturierte Arbeitsweise sowie ein hohes Maß an Organisationsfähigkeit
• Persönlich zeichnest Du Dich durch ausgeprägtes Qualitätsbewusstsein, Teamfähigkeit sowie Diskretion aus

Unser Angebot an Dich:

• Wir bieten gleitende Arbeitszeit bei 40 Wochenstunden/5-Tage Woche, (38,5 Wochenstunden zuzgl. jährlich festgelegter kollektiver Einarbeitungsregelung für Fenstertage und den Jahreswechsel), Möglichkeit zu tageweisem Homeoffice, Jobticket, Parkmöglichkeit, Mittagstisch mit Essenszuschuss, Obst, gemeinsame Sport-Aktivitäten und Feste sowie Gesundheitsvorsorge und Betriebsarzt
• Für die ausgeschriebene Position beträgt das Monatsgehalt lt. Kollektivvertrag für Angestellte der Fahrzeugindustrie (Beschäftigungsgruppe F) mind. EUR 3.728,36 brutto auf Basis Vollzeit mit der Bereitschaft einer Überzahlung entsprechend Deiner Qualifikationen und Berufserfahrung
• Es erwarten Dich interne Weiterbildungsmöglichkeiten und individuelle Personalentwicklung

Wenn Du an dieser herausfordernden Position Interesse hast, dann freuen wir uns über Deine aussagekräftige Bewerbung unter der Kennnummer 105.734 bevorzugt über unser ISG-Karriereportal oder per eMail.

Besuche uns auf isg.com/jobs - hier findest Du täglich neue Jobangebote.

ISG Personalmanagement GmbH
A-1030 Wien, Dannebergplatz 19
Horst Neumayer, T: +43 1 512 35 05
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