Executive Assistant

Die VAC SYSTEMS AG aus Bern entwickelt seit über 20 Jahren als Pionier Vakuumentwässerungs- Entsorgungssysteme für GU / Betreiber von Gewerbehäuser, Laboratorien, Spitäler sowie für die Umnutzung von Gebäuden, im In- und Ausland. Unser Tätigkeitsbereich erstreckt sich von der Planung, dem Anlagenbau, Installation bis hin zum Unterhaltsdienst.

Stell dir vor, du bist Teil eines dynamischen Teams, das für Innovation und Kreativität steht. Bei VAC SYSTEMS AG glauben wir daran, dass grossartige Ideen nur dann Wirklichkeit werden, wenn sie von Menschen mit Leidenschaft umgesetzt werden. Wenn du als Executive Assistant talentiert und bereits erfahren bist, in einem inspirierenden Umfeld arbeiten möchtest, wo deine Fähigkeiten geschätzt werden und deine Ideen Gehör finden sollen, dann bist du bei uns genau richtig. Du arbeitest Hand-in-Hand mit dem Geschäftsleiter/Unternehmer und kannst dir je nach Eignung vorstellen, mittel- oder langfristig in die Rolle als Koordinationsstelle in der erweiterten Geschäftsleitung hineinzuwachsen und die zentralen Dienste zu vertreten (z.B. die Bereiche HR / Rechnungswesen / Legal/Compliance).

Bei dieser neu geschaffenen Position im Zuge des Firmenausbaus suchen wir dich als Executive Assistant (w/m/d) 80-100% per sofort oder nach Vereinbarung.

Kernaufgaben:

• Persönliche Assistenz des Geschäftsleiters und Koordinationsstelle der Geschäftsleitungsbereiche in einer breiten Aufgabenpalette sowie Übernahme von Teilaufgaben in selbständiger Verantwortung
• Durchführung von Rekrutierungsprozessen, Mithilfe bei der HR-Administration (ggf. Betreuung der Social-Media-Kanäle) sowie Ausbau einer internen HR-Abteilung (Ressourcenstrategie)
• Ansprechpartner für die Unternehmensleitung, Führungskräfte, Mitarbeitende, Kunden und externe Partner, insbesondere Abwicklung von vertraulichen Themen und Unterstützung in organisatorischen und administrativen Belangen
• Proaktiver Sparringspartner der Geschäftsleitung und Leitung von Meetings mit Sicherstellung der Protokollführung und Pendenzennachverfolgung
• Vertretung des Geschäftsleiters in definierten Kompetenzbereichen / Stellvertretung bei Abwesenheit

Nebenaufgaben:

• Projektmanagement (interne/externe P), Projektcontrolling, Vertragsprüfungen nach SIA für die Geschäftsleitung
• Organisation von Events und Messeauftritten, Kundenterminen und interne Schulungen
• Enge Zusammenarbeit mit allen Abteilungen für kontinuierliche Verbesserungsprozesse
• Stellvertretung der Assistentin Backoffice (Telefondienst, Korrespondenz, Verrechnung von Serviceleistungen, Spesen und Kreditorenverarbeitung, etc.)
• Organisation und Bewirtschaftung von vereinzelten Immobilien / Wasserversorgung in der ganzen Breite (Mieter, Mietobjekte, Administration, Kreditorenverarbeitung)
• Organisation, Verwaltung und Weiterentwicklung der Kommunikationskultur (definieren und durchsetzen von Kommunikationsrichtlinien, Erarbeitung neuer Grundlagen entlang der Expansionspläne).

Das bringst du mit:

• Ausbildung/Studium im kaufmännischen/betriebswirtschaftlichen Bereich, mit Interesse und/oder Weiterbildung in HR und Technik (HR-Fachperson / Technischer Kaufmann) oder ähnlichem
• Nachgewiesene Berufserfahrung als Executive Assistant / Personal Assistant oder in einer ähnlichen Funktion (vorzugsweise im B2B Umfeld von Industrie / Gebäudetechnik / Baubranche / Service-Dienstleister)
• HR-Erfahrung mit Fokus Recruiting und ausgezeichnete MS Office 365, Excel und PowerPoint Kenntnisse, idealerweise Kenntnisse in ERP Abacus, CRM HubSpot
• Aussergewöhnliche Organisations- und Zeitmanagementfähigkeiten
• Profunde Kenntnisse der Kommunikation in digitalen Kanälen / Social Media von Vorteil
• Ausgezeichnete schriftliche und mündliche Kommunikationsfähigkeiten
• Kenntnisse in Vertragsmanagement und Vertragsprüfung
• Deutsch und Französisch verhandlungssicher, Englisch gut in Wort und Schrift
• Hohe Diskretion und Vertraulichkeit
• Rasche Auffassungsgabe, Organisationstalent und Planungskompetenz

Das bieten wir dir:

• Eine moderne, hoch dynamische Unternehmenskultur mit vielen Team-Events und die Möglichkeit der Mitgestaltung des Unternehmens
• Optional: Karrieremöglichkeit in der erweiterten Geschäftsleitung die zentralen Dienste kompetenz- und prozessbasiert zu steuern
• Gelegenheit, als Drehscheibenfunktion die Schaltzentrale der Firma (das Backoffice) mit deiner Berufserfahrung zu beflügeln und zu professionalisieren
• Ausgesprochen vielseitiges Aufgabengebiet in einem kleinen, internationalen Umfeld
• Herausforderndes Arbeitsumfeld in einer erfolgreichen, wachsenden Unternehmung mit ausserordentlichem Teamspirit
• Zeitgemässe Arbeitsbedingungen und Entlöhnung
• Top modernes Arbeitsumfeld, voll digitalisiert mit zeitgemässer Infrastruktur, Parkplatz vorhanden
• Offene Unternehmenskultur, kurze Entscheidungswege und Raum für deine Ideen und Initiativen
• Möglichkeit und Unterstützung zur Weiterbildung und persönlichen Weiterentwicklung
• Arbeitsort Bern mit Möglichkeit von teilweiser Homeoffice-Arbeit