Solide Forschungsarbeit, nette Mitarbeiter*innen, rückständige Verwaltung
Gut am Arbeitgeber finde ich
Das unkomplizierte Miteinander über alle Abteilungen hinweg, z.B. in der großen Gemeinschaftsküche, die schöne Lage am Wald, die Kantine
Schlecht am Arbeitgeber finde ich
Die teils sehr ungerechte Verteilung der Aufgaben. Von einigen wird sehr viel erwartet, während andere ihre Aufgaben durch "strukturelle Inkompetenz" an andere abwälzen und dabei noch von ihrem Vorgesetzten unterstützt werden.
Die Rückständigkeit der Verwaltung. Der Sitz der Personalstalle ist an einer Außenstelle, daher werden wichtige Dokumente in 2-tägigem Rhythmus per Velokurier hin und her befördert, bis zu 3 Mal, bevor sie in die Post gehen (Außenstelle an Direktion zur Unterschrift, zurück an Außenstelle zum Kuvertieren, zurück an Hauptstelle zum Frankieren und Versenden). Je nach Besetzung (mehrere Stellen bleiben lange unbesetzt) dauert allein diese Prozedur bis zu 8 Arbeitstagen (!).
Bei mir ist - womöglich auch dem vorgenannten Grund und da die von der Arbeitsagentur benötigte Arbeitsbescheinigung auch im Jahre 2024 nicht digital weitergeleitet werden - die ALG-1-Zahlung nach mittleweile 3 Monate nach meinem letzten Arbeitstag immer noch auf Hold. Die Bescheinigung muss zudem von der FVA auch zunächst noch an das Landesamt für Besoldung und Versorgung weitergeleitet werden und dort nochmals bearbeitet. Das ganze Verfahren wird von anderen Arbeitgebern, z.B. der Uniklinik Freiburg, seit Jahren digital durchgeführt, so dass kein Zeitverlust entsteht
Überhaupt ist in manchen Bereichen Digitalisierung noch ein Fremdwort und bei einzelnen Mitarbeiter*innen offenbar mit großen Ängsten verbunden; die vom Ministerium demnächst eingeführte E-Akte für manche eine Art Damoklesschwert. Intern könnten diesbezüglich allerdings mit gutem Willen und kompetenter Verwaltungsleitung einige Vorgänge beschleunigt bzw. dem heutigen Standard angepasst werden (siehe Verbesserungsvorschläge).
Die Verwaltungsleiterin ist zum 31.03.24 ausgeschieden, und ich hoffe sehr für die FVA, dass die Nachfolge bald und kompetent geregelt und besetzt wird.
Verbesserungsvorschläge
Bestellungen durch die Beschaffungsstelle pro-aktiv gestalten und somit eine echte "zentrale Beschaffung" generieren, statt Kleinstbestellungen von Einzelnen 1:1 mit großem Verwaltungsaufwand durchzuführen. Einzelne MA der Fachabteilungen, vor allem die Neuen (davon gibt es immer viele) nicht mit langen Dienstverordnungen alleine lassen, bzw. die immer wieder gleichen Fragen immer wieder gleich beantworten, was sehr zeitaufwändig ist.
Es könnten z.B. pro Abteilung ein oder mehrere MA als Besteller*innen fungieren, die sich teils auch abteilungsübergreifend abstimmen, so dass insgesamt weniger, aber größere Bestellungen durchgeführt werden (vor allem bei Arbeitskleidung, Werkzeugen, Laborhilfsmitteln u.a.).
Eine FVA-Lieferantenliste generieren und den MA zur Verfügung stellen, anstatt diese ständig zu vergrößern, was auch für andere Landesbehörden zu immer mehr Unübersichtlichkeit führt, da es in SAP nur eine gemeinsame Liste aller Landesbehörden gibt.
Mehr Transparenz schaffen zwischen Einkauf, Rechnungswesen, Controlling (faktisch nicht vorhanden) und Wareneingang, z.B. durch gemeinsam geführte Excel-Listen, mit Sichtberechtigung für alle Beteiligten. So könnte der Gesamtprozess laufend geprüft werden, und eingehende Rechnungen könnten zügiger und leichter zugeordnet werden.
Der Zentrale Empfang sollte durchgehend besetzt sein, damit auch zur Hauptanlieferzeit zwischen 12:00 und 14:00 ein(e) Ansprechpartner*in verfügbar ist. Ansonsten werden weiterhin ankommende Pakete irgendwo in dem großen Gebäude abgestellt und müssen zuerst gesucht werden, was sehr zeitaufändig ist.
Allgemein in der Verwaltung: Offenheit für Digitalisierung schaffen und die entsprechenden Ängste nehmen, so dass die Einführung der E-Akte nicht zwangsläufig als "drohendes Schreckensgespenst" empfunden wird. Wer einmal selbst die Vorteile des (fast) papierlosen, digitalen Arbeitens gemacht hat, bei gleichzeitiger Schaffung von Transparenz bei allen betroffenen Kolleg*innen, der oder die möchte nicht mehr zurück zu Stapeln von Papier.
Arbeitsatmosphäre
Überwiegend sehr nette Mitarbeiter
Kommunikation
Kein einziges Feedback-Gespräch in einem Jahr
Kollegenzusammenhalt
Dies bezieht sich NUR auf die Verwaltung
Vorgesetztenverhalten
Sehr autoritär, kein Austausch, Einbringen von Ideen nicht möglich
Interessante Aufgaben
Bei meiner 50%-Stelle sollte ich neben Beschaffung und Vertretung an der Zentrale auch noch Scan- und Aufräumarbeiten übernehmen, die teils seit Jahren unerledigt waren
Gleichberechtigung
In der Verwaltung: Weit davon entfernt
Umgang mit älteren Kollegen
Die angebotenen Gesundheitsprogramme sind fast ausschließlich für jüngere, sportliche Menschen. Leider gibt es KEIN Hansefit o.ä.
Arbeitsbedingungen
PC und auch Telefon fallen stundenweise, manchmal sogar ganze Tage lang aus
Umwelt-/Sozialbewusstsein
Beim Einkauf wird weder auf Fair Trade noch auf kurze Transportwege geachtet. Bestellungen werden auch nicht koordiniert und gebündelt, so dass viele kleine Einzellieferungen erfolgen.
Keine Mülltrennung, keine Elektroautos im Fuhrpark, immerhin Velo-Kurier für den Postversand zu und von den Freiburger Außenstellen
Karriere/Weiterbildung
Viele befristete Verträge, MA müssen sich dann ggf. neu bewerben