Administrative Services Manager (w/m/d)

Unsere Strategie? Keine typische Strategieberatung zu sein! Und das ist tief in unserer DNA verankert. Vor über 60 Jahren hat BCG die Strategieberatung auf den Kopf gestellt und ist zu einer weltweit führenden Unternehmensberatung aufgestiegen. Wie wir es schaffen, an der Spitze zu bleiben? Ganz einfach: indem wir uns jeden Tag neu erfinden und den besten Talenten und kreativsten Köpfen aus der ganzen Welt ein Zuhause und vielfältige Karrieremöglichkeiten bieten. Wir geben dir die Chance, einen spürbaren Einfluss auf Wirtschaft und Gesellschaft zu nehmen. BCG steht für Authentizität, außergewöhnliche Arbeitsleistung und ausgeprägte Integrität. Gehörst du erst einmal zur Group, unterstützen wir dich dabei, deinen Weg zu gehen, dein Potenzial freizusetzen, den Wandel mitzugestalten und die Welt weiter voranzubringen.
#jointhegroup

Your business is our business. Wenn unser Business Management and Operations Team einen Slogan hätte, wäre es dieser. Hat es aber nicht, denn die Kolleg:innen sind viel zu sehr damit beschäftigt, den effizienten und produktiven Ablauf der Arbeit unserer Beraterteams sicherzustellen, als dass sie Zeit hätten, sich irgendwelche Slogans auszudenken. Egal ob Executive und Management Assistant, Receptionist, Mitglied des Facility Staff, Team Lead oder Office Manager: Jede:r Einzelne trägt hier direkt zum Erfolg unserer Berater:innen bei – und damit auch zu dem unserer Kunden.

Als prozessaffiner und dynamischer Administrative Services Manager (w/m/d) nimmst du eine zentrale Position innerhalb unseres Büros ein: Du verantwortest nicht nur unseren gesamten Berliner Executive-Assistants-(EA-)Bereich, sondern prägst zudem nachhaltig unsere Office-Kultur.

Dir obliegt die Personalverantwortung für den EA-Bereich (ca. 25 EAs) inkl. Verwaltung und Koordination der lokalen EA-Dienstleistungen sowie der damit verbundenen administrativen Abläufe. Dazu zählen neben der disziplinarischen Führung auch die Rekrutierung, die Einsatzplanung sowie die Personalbetreuung und -entwicklung aller EAs.
Du planst Kapazitäten kurz- und langfristig, um ein hohes Maß an Flexibilität und einen jederzeit exzellenten Assistenzservice sicherzustellen.
Darüber hinaus bist du prozessaffin und offen für Veränderungen. Deshalb hinterfragst du bestehende Prozesse und optimierst diese bei Bedarf.
Als kompetenter und vertrauensvoller Sparringspartner (w/m/d) für die Berliner Geschäftsführer:innen bildest du die Schnittstelle zwischen Berater:innen und unserem EA-Bereich.
Dein kommunikatives Geschick sowie dein souveränes und zugleich empathisches Auftreten machen dich zu einer geschätzten Ansprechperson für unsere Mitarbeiter:innen.

Dich erwartet ein vielfältiges und dynamisches Team, das nicht nur dafür sorgt, dass du bei uns in Berlin von Anfang an richtig gut ankommst, sondern das dir jederzeit mit Rat und Tat zur Seite steht. Darüber hinaus wirst du zahlreiche Schnittstellen zu den verschiedenen Funktionen innerhalb von BCG sowie zu anderen operativen Teams in der gesamten Organisation haben.

DEINE EIGENSCHAFTEN

• Du bezeichnest dich selbst als Koordinations- und Organisationstalent.
• Durch deinen großen Gestaltungswillen und dein starkes Verantwortungsbewusstsein treibst du Themen proaktiv voran. Hierbei bist du offen für Neues, siehst Veränderungen als Chance und kannst andere für deine Ziele begeistern.
• Du überzeugst mit deiner prozessorientierten und analytischen Arbeitsweise und gehst Dingen gerne auf den Grund.
• Mit deiner überdurchschnittlichen Serviceorientierung und deiner ausgeprägten Kommunikationsfähigkeit gewinnst du sowohl interne als auch externe Stakeholder. Dabei begegnest du Mitarbeiter:innen, Bewerber:innen und Berater:innen aller Senioritätsstufen zu jeder Zeit auf kompetente, professionelle und souveräne Weise.
• Du punktest durch deine spürbare Empathie, dein Fingerspitzengefühl und dein diplomatisches Geschick. Darüber hinaus besitzt du ein gutes Gespür für Zwischentöne.
• Absolute Integrität und Diskretion sind für dich selbstverständlich.
• Du bist flexibel, kreativ und pragmatisch. Teamfähigkeit wird bei dir großgeschrieben.

DEINE ERFAHRUNGEN UND QUALIFIKATIONEN

• Du besitzt eine erfolgreich abgeschlossene kaufmännische Ausbildung oder ein abgeschlossenes (Fach-)Hochschulstudium und mehrjährige Berufserfahrung in einer ähnlichen Position.
• Du überzeugst mit deiner Begeisterung für ganzheitliche Personalarbeit und bringst idealerweise Führungserfahrung mit.
• Eine hohe Affinität für Prozessoptimierung und ein gutes Zahlenverständnis zeichnen dich aus.
• Im Idealfall hast du bereits Berufserfahrung im Assistenzbereich gesammelt und bringst Erfahrung in der Personaleinsatzplanung mit.
• Das MS-Office-Paket beherrschst du sicher.
• Deine Deutsch- und Englischkenntnisse sind exzellent in Wort und Schrift.
• Sicheres Auftreten und eine empathische Persönlichkeit runden dein Profil ab.

GROUP-SPIRIT

• Zum Spirit in der Group gehört, dass unsere Gedanken nicht nur ums Daily Business kreisen, sondern dass wir auch mal an uns denken. Dafür gibt es eine Vielzahl an Teambuilding- und Office-Events, auf die du dich freuen kannst – von Sommer- und Sport-Events über Christmas-Partys bis zu Social Events.

ARBEITSLEBEN

• Das ist in der Group selbstverständlich: Du bekommst ein attraktives, marktorientiertes, leistungsgerechtes Vergütungspaket mit fixen und variablen Bestandteilen.
• Wir unterstützen Familien mit Benefits wie steuerfreien Zuschüssen zu Kinderbetreuungskosten durch Bonusumwandlung.
• Ab und zu braucht man einfach eine Pause. Deshalb gibt es in der Group 30 Tage Jahresurlaub und ein ansprechendes Flexibilitätsprogramm.
• Das geht auf uns: Wir übernehmen deine Fahrtkosten bis zu einem Maximalbetrag.
• New Ways of Working? Für uns nichts Neues. Unsere Mitarbeiter:innen nutzen hybride Arbeitsmodelle mit einem Mix aus Präsenzarbeit und Remote Working, unterstützt durch digitale Collaboration-Tools.
• Wir denken an deine Zukunft – mit umfassenden Versicherungs- und Altersvorsorgeprogrammen.

LERNKURVE

• Du willst so richtig durchstarten? Ein umfangreiches Trainings- und Weiterbildungsprogramm sorgt dafür, dass du Tag für Tag über dich hinauswächst.

LIFESTYLE

• Wellbeing ist für uns mehr als ein Modewort. Deshalb erhältst du individuelle Unterstützung durch unser Employee Assistance Program sowie Mindfulness-Angebote.
• Raus aus dem Office, rein ins Gym: Wenn du möchtest, bekommst du eine flexible Fitnessstudiomitgliedschaft.
• Zeit für eine kleine Stärkung? Dann freut es dich bestimmt zu hören, dass du in der Group Gratisgetränke und -snacks in den Offices sowie Food-Vouchers für Kooperationspartner erhältst.

* Die aufgeführten Leistungen können je nach Standort leicht variieren.