Was die Firma über den Job sagt

Über uns

Unser Kunde, eine führende Agentur im internationalen Musik- und Eventbereich, die weltweit Großevents und kreative Projekte realisiert, bietet einem breiten Publikum einzigartige, innovative Erlebnisse. Das Unternehmen ist global aktiv und wächst weiterhin erfolgreich. Um die Geschäftsführung bestmöglich zu unterstützen und die zahlreichen Projekte effizient voranzubringen, sucht unser Kunde einen engagierten

Executive Assistant (m/w/d) in Vollzeit

am Standort Berlin-Friedrichshain.

Aufgaben

Proaktive Unterstützung der Geschäftsführung in allen administrativen und organisatorischen Belangen sowie enge Zusammenarbeit mit der Geschäftsführerin
Eigenverantwortliche Planung und Koordination der Agenda der Geschäftsführung, inklusive Termin- und Reisemanagement sowie Abstimmung von Meetings
Unterstützung im Zeitmanagement der Geschäftsführung, u.a. durch das Setzen von Prioritäten und das Einhalten von Fristen
Entwurf und Bearbeitung von interner und externer Korrespondenz im Namen der Geschäftsführung sowie Verwaltung wichtiger Dokumente
Vorbereitung von Präsentationen, Berichten und anderen Entscheidungsgrundlagen
Aktive Unterstützung bei der Organisation und Verwaltung von Projekten, inklusive Überwachung des Fortschritts und Nachverfolgung ausstehender Aufgaben
Kommunikationsschnittstelle zu internen und externen Ansprechpartnern, inklusive der Koordination und Weiterleitung von Anfragen an relevante Teams
Unterstützung der Geschäftsführung als erster Ansprechpartner bei der Lösung operativer Probleme und eigenständige Bearbeitung kleinerer Projekte
Reiseplanung und Koordination von Spesenabrechnungen sowie Verwaltung von administrativen Aufgaben, um einen reibungslosen Arbeitsablauf zu gewährleisten

Profil

Abgeschlossenes Studium oder eine vergleichbare Ausbildung
Mindestens 3 Jahre Berufserfahrung als Executive Assistant, Personal Assistant oder in einer ähnlichen Position, idealerweise in einem dynamischen Umfeld
Exzellente organisatorische Fähigkeiten und die Fähigkeit, auch in stressigen Situationen den Überblick zu behalten
Starke kommunikative Fähigkeiten in Deutsch und Englisch, weitere Fremdsprachen von Vorteil
Hohes Maß an Professionalität, Integrität, Diskretion und Eigenverantwortung
Versiert im Umgang mit gängigen digitalen Tools und Office-Anwendungen
Proaktive, strukturierte Arbeitsweise mit der Fähigkeit, Prioritäten zu setzen und Aufgaben eigenständig zu managen
Teamorientierte und unterstützende Persönlichkeit mit einem Auge fürs Detail und der Fähigkeit, sich schnell in neue Prozesse einzuarbeiten
Reisebereitschaft und die Bereitschaft, flexibel auch außerhalb regulärer Arbeitszeiten tätig zu sein

Wir bieten

Sie werden Teil eines dynamischen und innovativen Teams in der Kreativwirtschaft im Herzen von Berlin und bekommen Zugang zu exklusiven Events
Sie haben die Möglichkeit, hybrid, also teilweise im Office und teilweise remote, zu arbeiten
Sie arbeiten im internationalen Umfeld und bekommen die Möglichkeit, spannende Menschen und Ort kennenzulernen.
Es erwartet Sie ein attraktives Vergütungspaket entsprechend Ihrer Qualifikation
Unterstützung Ihrer Mobilität im öffentlichen Nahverkehr oder mit dem Rad
Spannende Perspektiven für Ihre berufliche Weiterentwicklung

Wenn Sie Lust haben auf Team-Spirit in einem internationalen und diversen Umfeld und Ihre Fähigkeiten im spannenden Umfeld eines kreativen Unternehmens einbringen wollen, dann ist das die passende Gelegenheit für Sie!

Bewerben Sie sich jetzt und werden Sie Teil eines einzigartigen Projekts, das den Zeitgeist der Musikbranche widerspiegelt:

Kontakt

Sarah Mond
Associate Partner | Finance
sarah.mond@clearstone-recruiting.de

Wir freuen uns auf Ihre Bewerbung!