Assistenz der Bereichsleitung / Büromanager (m/w/d)

„Berlin wächst" – und damit auch die Projekt­vielfalt und Zustän­digkeiten der BIM Berliner Immobilien­management GmbH. Als landes­eigener Immobilien­dienst­leister bewirt­schaften wir mit mehr als 900 Mitarbei­terinnen und Mitarbeitern eine Vielzahl von Immobilien. Ob Branden­burger Tor, Rotes Rathaus, Finanzämter oder Feuerwachen: Unser einzigartiges Portfolio mit über 5.000 Liegen­schaften prägt das Bild unserer Stadt – und Ihren neuen Arbeits­platz im Herzen Berlins. Werden Sie Teil unseres Teams, finden Sie Ihr neues berufliches Zuhause in unserem offenen, freundlichen Miteinander und gestalten Sie mit uns die Zukunft „Ihrer“ Stadt!

Assistenz der Bereichsleitung / Büromanager:in (m/w/d)

ab sofort und unbefristet

• Als Assistenz (m/w/d) der Bereichs­leitung ver­stehen Sie sich als erste:r Ansprechpartner:in unter anderem auch für unsere Kolleg:innen sowie Kund:innen, denen Sie telefonisch, per E-Mail oder auch persönlich zur Ver­fügung stehen.
• Sie behalten den Überblick über den Kalender unserer Bereichs­leitung und unterstützen bei der Verwaltung sowie der Termin­planung. Dabei leiten Sie wichtige Aufgaben und Fristen aus ein­gehenden Nachrichten ab und steuern die Wiedervorlage. Zudem informieren Sie die Bereichs­leiterin über die anstehenden Termine des Tages.
• Mit Zugang zum E-Mail-Post­fach prüfen Sie, welche Aufgaben Sie direkt übernehmen können, wie z. B. Terminvereinbarungen. Auch in hektischen Zeiten bewahren Sie einen kühlen Kopf.
• Sie koordinieren den Büroalltag und bereiten kleinere interne Meetings vor und nach.
• Zu Ihren administrativen Aufgaben gehört das Pflegen von Listen und das Erstellen von z. B. Statistiken auf Anfrage.
• Sie verwalten Büromaterial und bearbeiten den Postein- und -ausgang. Zudem führen Sie Recherche­arbeiten durch und erstellen Über­sichten und Präsentationen.
• Wir freuen uns, wenn Sie proaktiv Verbesserungs­vorschläge ein­bringen, wie z. B. die Einführung neuer Formulare.

• Abschluss: Erfolgreich abge­schlos­sene kaufmännische Berufsausbildung, Branchen­kenntnisse von Vorteil
• Berufserfahrung: Mehrjährige Berufserfahrung im Bereich Sekretariat, (Team-)Assistenz und/oder Büromanagement
• Fachkenntnisse: Sicherer Umgang mit Microsoft 365, sehr gute Excel-Kenntnisse, SAP-Kenntnisse von Vorteil und Aufgeschlossenheit gegenüber neuer Software
• Persönlich: Selbstständige und vorausschauende Arbeitsweise, hohe Serviceorientierung, sehr gute kommunikative Fähigkeiten, hohe Sozial­kompetenz und Loyalität, sehr gute Deutsch­kenntnisse in Wort und Schrift

• Persönliche Wertschätzung: durch regelmäßige Feedback­gespräche sowie fachliche und persönliche Weiterbildungs­maßnahmen
• FlexWork: mit flexiblen, familien­freundlichen Arbeitszeiten und 50 % mobilem Arbeiten
• Mobilität: durch die Bezuschus­sung des Deutschlandtickets oder die Möglichkeit zum Leasen eines Job-Rades
• Gesundheit im Alltag: durch internen Fahrrad-Verleih, medizinische Massagen, Sport-Kurse u. v. m.
• Teamgeist: spürbar bei Firmen­events, Teamtagen, Firmenläufen und an allen anderen Tagen
• Erholung: mit 30 Tagen Urlaub pro Jahr, wobei der 24. und 31. Dezember zusätzlich frei ist

Natürlich setzen wir uns für Chancen­­gleichheit im Beruf ein und begrüßen daher alle Bewerbungen – unab­hängig von Geschlecht, Herkunft, Behinderung, Alter, Weltan­schauung oder sexueller Identität.