Assistent*in (w/m/d) der Amtsleitung im Amt für Bildung und Sport

Die Stadt Weinheim mit rund 45.500 Einwohner*innen ist innerhalb der Metropolregion Rhein-Neckar ein beliebter Wohnort mit großem Bildungs-, Sport- und Kultur­angebot. Wir als Beschäftigte (ca. 800) der Stadt­verwaltung wollen unsere Stadt Tag für Tag weiterentwickeln. Wenn Sie Teil unseres Teams werden wollen, freuen wir uns auf Ihre Bewerbung.

Im Amt für Bildung und Sport werden Angelegenheiten bearbeitet, die in die Verantwortung der Stadt Weinheim als Schulträger und Träger von städtischen Kinder­tages­einrichtungen fallen. Hierzu zählen die Förderung des Sports und die Verwaltung der städtischen Sport­einrichtungen. Außerdem ist das Amt mit seinen insgesamt rund 300 Beschäftigten zuständig für die allgemein­bildenden Schulen mit Schul­sport­hallen, die städtischen Kitas und Krippen sowie sonstige Sportanlagen.

Zum nächstmöglichen Zeitpunkt suchen wir in Teilzeit (mindestens 35 Stunden / Woche) eine*n

Die Stelle ist unbefristet. Die Eingruppierung erfolgt in Entgelt­gruppe 7 TVöD.

• Sie organisieren das Vorzimmer der Amts­leitung mit Publikums­verkehr, Besucher­empfang, Post­bearbeitung und Termin­vergabe.
• Sie kommunizieren zu Anfragen und Belangen der Kolleg*innen in den Einrichtungen, von Bürger*innen, Schul­leitungen, Eltern, Vereins­vorsitzenden etc.
• Sie bereiten Besprechungen vor und bereiten die Unterlagen dazu auf.
• Sie bearbeiten Rechnungen für die Schulen (Annahme- / Auszahlungs­anordnung und weitere Buchungs­aufgaben in SAP).
• Sie regeln die Vertretung in den städtischen Kinder­tages­einrichtungen.
• Sie sind für die Organisation des Weinheimer Schüler­flohmarkts verantwortlich.
• Sie führen die Fehlzeitenkartei für die Kolleg*innen der Außenstellen.

• Sicherheit und Planbarkeit durch einen tarif­vertraglich geregelten und unbefristeten Arbeitsplatz
• Zeit zur Erholung mit einem Urlaubs­anspruch von 30 Tagen pro Jahr
• eine spannende und abwechslungsreiche Tätigkeit in einem inspirierenden Arbeits­umfeld: Werden Sie Teil eines motivierten Teams, das sich sehr auf Sie freut
• nachhaltige und alternative Lösungen mit einem kosten­günstigen Deutschland­ticket als Job-Ticket und die Möglichkeit eines Dienstrad-Leasings
• zukunftssichere Beschäftigung und gute Fort­bildungs­möglichkeiten

• eine abgeschlossene Ausbildung zum*zur Verwaltungs­fachangestellten (w/m/d) oder eine vergleichbare Ausbildung

Idealerweise verfügen Sie über:

• sehr gute mündliche und schriftliche Ausdrucks- und Kommuni­kations­fähigkeit in Wort und Schrift
• die zeitliche Flexibilität und Bereitschaft, die tägliche Arbeit nach Möglichkeit zwischen 07:00 Uhr und 07:30 Uhr zu beginnen
• einen sicheren Umgang mit den MS-Office-Anwendungen (Word, Excel); SAP-Kenntnisse von Vorteil
• ausgeprägtes Serviceverständnis im Kontakt mit internen und externen Ansprech­partner*innen
• ein sympathisches und kompetentes Auftreten
• präzise Auffassungsgabe, sehr gutes Zeit­management und Organi­sations­geschick
• die Fähigkeit, sich in neue Themen und Fach­anwendungs­programme einzuarbeiten