Teamassistenz (m/w/d) Officemanagement

Für unser Partnerunternehmen, einen der führenden Handelskonzerne Deutschlands, suchen wir dich als Teamassistent*in am Standort Köln! Freue dich auf die Chance, Teil eines modernen Unternehmens zu werden, das nicht nur mit Größe beeindruckt, sondern auch mit einer nachhaltigen und zukunftsorientierten Unternehmenskultur begeistert.

Deine Aufgaben

• Du bist die zentrale Ansprechperson für Kolleg*innen, Führungskräfte und externe Kontakte in allen organisatorischen und administrativen Belangen
• Im kaufmännischen Bereich unterstützt du Themen wie Monats- und Jahresabschlüsse der Zeitrückmeldungen sowie die Rechnungsprüfung und Weiterleitung an die Buchhaltung
• Bestellungen legst du in SAP Web an, buchst Wareneingänge und führst die Inventurliste für Hard- und Software kontinuierlich, einschließlich der jährlichen Prüfung
• Verträge stellst du über DocuSign ein und verwaltest sie effizient
• Reisekostenabrechnungen und Hotelbuchungen gehören ebenso zu deinen Aufgaben wie die Organisation von Sitzungen und Meetings, einschließlich der Erstellung von Präsentationen, Protokollen und relevanten Unterlagen
• Im Projektmanagement bringst du deine Fähigkeiten ein, erstellst Agenden, to-do-Listen, Reportings und arbeitest mit Tools wie Miroboard
• Du entwickelst eigenständig kleinere Optimierungsthemen und setzt sie um
• Personalthemen wie die Urlaubsplanung, Abrechnung von Mehrarbeit, das On- und Offboarding von Mitarbeitenden oder die Bestellung von Arbeitsplatzausstattungen und Lizenzen koordinierst du souverän
• Mit Begeisterung organisierst du Teamevents, Workshops, Schulungen und weitere Formate

Dein Profil

• Du bringst mindestens 3-5 Jahre Erfahrung in einem kaufmännischen Umfeld oder in der Assistenztätigkeit mit
• Eine kaufmännische Ausbildung oder eine vergleichbare Qualifikation ergänzt deine Erfahrung ideal
• Zahlenaffinität, buchhalterische Kenntnisse und eine Controlling-Affinität zeichnen dich aus
• Deine Kommunikationsstärke und dein sicheres, offenes Auftreten machen dich zu einer teamfähigen Ansprechpartner*in auf allen Ebenen
• Eine strukturierte und organisierte Arbeitsweise liegt dir, und du gehst Herausforderungen lösungsorientiert an
• Zuverlässigkeit, Loyalität und Diskretion sind für dich selbstverständlich
• Mit einer schnellen Auffassungsgabe und einem agilen Mindset bist du offen für Neues
• Deine IT-Affinität und dein sicherer Umgang mit MS Office-Produkten überzeugen, idealerweise ergänzt durch Erfahrungen in SAP und MS Power BI
• Du handelst selbstständig, bist proaktiv und übernimmst gerne Verantwortung
• Fließende Sprachkenntnisse in Deutsch und Englisch runden dein Profil ab

Was du erwarten darfst

• Ein spannendes und abwechslungsreiches Arbeitsumfeld
• Flache Hierarchien und ein dynamisches Team mit Hands-On-Mentalität
• Eine wettbewerbsfähige Vergütung
• Die Möglichkeit, dich persönlich und fachlich weiterzuentwickeln