Assistenz der Geschäftsleitung (m/w/d)

Bei einem unserer namhaften Kunden in Esslingen bietet sich diese interessante Perspektive im Rahmen der Personalvermittlung.

Ihre Aufgaben

• Verwaltung des Terminkalenders des Geschäftsführers und Koordination von Besprechungen, Veranstaltungen, Tagungen, und Reisen, einschließlich Flugbuchungen, Hotelreservierungen und Reiseplänen
• Erstellung von Geschäftskorrespondenz, Berichten, Präsentationen und anderen Dokumenten für die Geschäftsleitung und Organisation von internen und externen Kommunikationen im Namen der Geschäftsleitung
• Verwaltung von vertraulichen Informationen und sensiblen Daten mit höchster Diskretion
• Unterstützung bei der Vorbereitung von Sitzungen, einschließlich Agenda-Erstellung, Protokollführung und Follow-Up-Aktionen
• Organisation von Tagungen für verschiedene Abteilungen sowie Zusammenarbeit mit anderen Bereichen bei der Organisation von Veranstaltungen wie Firmenfesten etc. Reisestelle: Planung, Koordination und Buchung von Geschäftsreisen (hauptsächlich mit den Firmenbuchungsportalen) sowie allgemeinen Reisen für das gesamte Unternehmen nach betrieblichen Richtlinien
• Verwaltung von Büroausstattung, -Vorräten und -Infrastruktur sowie Sicherstellung eines ordnungsgemäßen Bürobetriebs
• Organisatorische Zuständigkeit für die Betriebskantine
• Management der Firmenflotte und Führerschein-Compliance
• Durchführung von Recherchen, Erstellung von Berichten zu verschiedenen Themen nach Bedarf, sowie Erstellen und Verwalten von Statistiken und internen Listen (z.B. Mobiltelefone, Auslands-KV, Geburtstagsliste etc.)
• Unterstützung bei speziellen Projekten und Initiativen der Geschäftsleitung
• Bereitstellung von allgemeiner administrativer Unterstützung abteilungsübergreifend nach Bedarf
• Korrespondenz erledigen und Schriftgut unterschriftsreif vorlegen

Ihr Profil

• Abgeschlossene kaufmännische Ausbildung oder vergleichbare Qualifikation
• Mindestens 3 Jahre Erfahrung in einer ähnlichen Assistenzrolle, idealerweise im Top-Management-Level
• Hervorragende Organisations- und Zeitmanagement Fähigkeiten mit der Fähigkeit, Prioritäten zu setzen und unter Druck zu arbeiten
• Ausgezeichnete schriftliche und mündliche Kommunikationsfähigkeiten in Deutsch und Englisch
• Proaktive und selbständige Arbeitsweise sowie Flexibilität und Anpassungsfähigkeit
• Verhandlungs- und Problemlösungsgeschick
• Starke zwischenmenschliche Fähigkeiten und die Fähigkeit, mit verschiedenen Stakeholdern auf allen Ebenen zu interagieren
• Fortgeschrittene Kenntnisse in Office 365 und anderen Bürosoftwaretools
• Kenntnisse im Concur Reisebuchungstool von Vorteil
• Diskretion und Vertraulichkeit
• Erfahrung im Vertrieb, Business Development oder Service
• Ausgewiesene Kenntnisse im Bereich der Marktanalyse, Datenanalyse
• Sehr gute Kenntnisse im Umgang mit Offi ce-IT-Lösungen, insbesondere Excel. Wissen im Umgang mit Datenbanken von Vorteil
• Sehr gute verhandlungssichere Englischkenntnisse
• Globale Reisebereitschaft
• Team- und serviceorientierte Zusammenarbeit mit Kunden und Kollegen
• Hohe Selbständigkeit und ein hohes Maß an Eigeninitiative

Ihre Benefits

• Urlaubs- und Weihnachtsgeld

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Dein Kontakt

Frau Jessica Cassini
stuttgart-office@dis-ag.com

DIS AG

Office & Management
Pragstraße 154
70376 Stuttgart
Telefon: +49 711/22249100