Büroassistent*in (m/w/div)

Tätigkeitsbereich

In unserer Abteilung "Immobilien" werden alle Gebäude der DRV Bund ganzheitlich geplant, gebaut und betrieben. Unsere Expert*innen in der Abteilungskoordination, der Immobilienentwicklung, im Bauprojekt- und Gebäudemanagement sowie im Umwelt- und Energiemanagement betreuen alle Lebensphasen unseres vielfältigen Portfolios unter einem Dach.
Als eine der zentralen Aufgaben des nächsten Jahrzehntes sehen wir die Umstellung auf eine ökologisch und ökonomisch nachhaltige Eigen- und Fremdversorgung unserer Liegenschaften. CO2-bewusst und zukunftsorientiert.
Mit langfristiger Perspektive werden wir moderne und kundenorientierte Rehabilitationseinrichtungen und Arbeitswelten für unsere 26000 Kolleg*innen realisieren, die täglich für einen reibungslosen Ablauf des Kerngeschäfts der DRV Bund sorgen.

Das Arbeitsverhältnis ist befristet bis zum 31.12.2027 (§14 TzBfG) mit der Option der Verlängerung beziehungsweise des endgültigen Einsatzes.

Ihre Aufgaben

In einer besonderen Vertrauensstellung unterstützen Sie den Leiter unseres Bauprojektmanagements und übernehmen dabei die Organisation seines Vorzimmers.

• Übernahme administrativer Aufgaben wie zum Beispiel: Verwaltung des Terminkalenders und der digitalen Wiedervorlagen, Schriftverkehr, Telefonauskunft, Ansprechpartner*in für Besucher, Bearbeitung von Post und E-Mails, Bestellung von Büromaterial
• Pflegen zentraler Informationen (An-/Abwesenheitslisten, Datenbanken, Personaldaten)
• Unterstützen bei der Erstellung von Präsentationen und Protokollführung bei Besprechungen

Ihr Profil

Mit Ihrer serviceorientierten und strukturierten Arbeitsweise sind Sie Ansprechpartner*in und Anlaufpunkt in unserem Bauprojektmanagement und sichern den reibungslosen Ablauf des Vorzimmers. Dafür bringen Sie Folgendes mit:

• eine abgeschlossene kaufmännische, büro- oder verwaltungsorientierte Berufsausbildung
• mehrjährige Berufserfahrung in der Büroorganisation, vorzugsweise im Sekretariat/ Vorzimmer oder als Assistenz
• sehr gute MS Office-Kenntnisse (insbesondere Word und Power Point) und idealerweise Erfahrungen in der Anwendung von HCL-Notes und SAP

Im Hinblick auf den Aufgabenbereich ist der sichere Umgang mit der deutschen Rechtschreibung und Grammatik erforderlich.

Wir bieten Ihnen

• eine interessante Tätigkeit in einem modernen Arbeitsumfeld mit allen Vorteilen einer großen öffentlichen Arbeitgeberin
• eine gut organisierte Einarbeitung, die Ihnen den erfolgreichen Start bei uns gewährleistet
• verschiedene Möglichkeiten der fachlichen und persönlichen Weiterentwicklung
• minutengenaue Arbeitszeiterfassung und die Möglichkeit des Freizeitausgleichs in einer familienfreundlichen Behörde

Weitere Informationen

Zur Besetzung der Position werden wir Auswahlgespräche führen.

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Die Deutsche Rentenversicherung Bund hat sich die berufliche Förderung von Frauen zum Ziel gesetzt. Wir sehen daher Bewerbungen von Frauen mit besonderem Interesse entgegen.

Menschen mit einer Schwerbehinderung oder ihnen Gleichgestellte im Sinne von § 2 Abs. 2 und 3 SGB IX werden bei gleicher Eignung bevorzugt berücksichtigt. Begrüßt werden Bewerbungen von Menschen aller Nationalitäten.