Was die Firma über den Job sagt

MPDL | Leitung

Executive Assistant MPDL

Die Max Planck Digital Library (MPDL) in München ist eine zentrale Serviceeinrichtung der Max‑Planck-Gesellschaft zur Förderung der Wissenschaften e. V. (MPG). Wir unterstützen Wissenschaftler*innen der gegenwärtig 84 Max‑Planck-Institute und Forschungsstellen im In- und Ausland mit einem breiten Service-Portfolio, das ihnen einen einfachen Zugang zu Daten, wissenschaftlicher Literatur, kommerziellen Softwarelizenzen, wissenschaftlichen Kommunikationswerkzeugen und Dienstleistungen sowie forschungsrelevanten Softwareanwendungen bietet.

Für den Bereich MPDL-Leitung suchen wir ab sofort eine*n Executive Assistant (m/w/d).

Ihre Aufgaben

Selbstständige Erstellung von Korrespondenz nach intern und nach extern
Selbstständige Organisation von Dienstreisen (national und international) inkl. Buchung von Flügen, Unterkünften, Mietwägen u. ä.
Selbstständige Terminkoordination, ‑steuerung und -vorbereitung für den Leiter der MPDL und dessen Stellvertreterinnen
Übernahme von Projektarbeiten im Auftrag des Leiters der MPDL
Vorbereitung der Abrechnung von Dienstreisen
Priorisierung, Zuweisung bzw. selbständige Abarbeitung von E‑Mail-Verkehr und entsprechende Beratung des Leiters der MPDL
Selbstständige schriftliche und mündliche Kommunikation nach intern und nach extern
Eigenverantwortliche Seminar- und Konferenzorganisation einschließlich der organisatorischen Abstimmung mit internen und externen Teilnehmern sowie Koordinierung von dazugehörigen Marketingmaßnahmen
Organisation von Unterkünften sowie Anreisen für Gäste
Erstellung von Seminarprogrammen und -unterlagen
Selbstständige Dokumentation aller relevanten Vorgänge
Allgemeine Sekretariatsarbeit

Ihr Profil

Abgeschlossene kaufmännische Berufsausbildung oder vergleichbare Qualifikation
Sehr gute Deutsch- und Englischkenntnisse in Wort und Schrift
Langjährige Berufserfahrung im Sekretariatsbereich
Ausgeprägte Kommunikationsfähigkeiten
Sehr gute Microsoft-Office-Kenntnisse
Breite Allgemeinbildung
Ausgeprägtes Organisationstalent

Unser Angebot

Durch die Möglichkeit, selbstständig zu arbeiten und eigene Ideen einzubringen, ist die Tätigkeit bei uns anspruchsvoll und abwechslungsreich. Wir fördern regelmäßige Fortbildungen, beginnend von Online-Kursen bis hin zu individuellen Coachings. Des Weiteren bieten wir folgende Benefits:

Betriebliche Altersvorsorge und weitere Sozialleistungen
30 Tage Urlaub (bei einer 5-Tage-Woche) und 4 extra Einarbeitungstage pro Jahr
Arbeitgeberzuschuss zum vergünstigten Deutschlandticket

Anstellung, Sozialleistungen und Vergütung richten sich nach dem Tarifvertrag für den öffentlichen Dienst (TVöD-Bund); die Eingruppierung erfolgt je nach Qualifikation. Die Stelle ist ab sofort zu besetzen und ist zunächst auf 2 Jahre befristet. Die Max-Planck-Gesellschaft hat sich zum Ziel gesetzt, mehr schwerbehinderte Menschen zu beschäftigen. Bewerbungen Schwerbehinderter sind ausdrücklich erwünscht. Die Max‑Planck-Gesellschaft strebt nach Geschlechtergerechtigkeit und Vielfalt. Wir begrüßen Bewerbungen jeden Hintergrunds.

Haben wir Ihr Interesse geweckt?

Wir freuen uns auf Ihre Online-Bewerbung mit Lebenslauf, Anschreiben, Qualifikationsnachweisen und Zeugnissen.

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Max Planck Digital Library
Landsberger Straße 346
80687 München