Bericht aus 2021
Verbesserungsvorschläge
Erfahrung aus dem Jahr 2021:
Alle Angaben beziehen sich auf das Jahr 2021 – hier können sich auch Änderungen ergeben haben.
Arbeitszeiten:
Bei den Arbeitszeiten gab es die Möglichkeit von 7:30 bis 9:30 anzufangen und Ende war 15:30 bis 17:30. Am Freitag war es möglich ab 12:00 Uhr die Arbeit zu beenden.
Stundenerfassung / Überstunden:
Die Arbeitszeit wurde digital erfasst. Außentermine und Pausen sind ebenfalls zu dokumentieren. Raucher müssen Pausen erfassen.
Homeoffice / Remote Arbeiten:
War zum damaligen Zeitpunkt nicht vorgesehen. Bei Corona Verdachtsfall konnte von zu Hause ausgearbeitet werden – absolute Ausnahme.
Umfang der kaufmännischen Verwaltung:
- Übergabe von Mietflächen – Protokolle in Papierform
- Rückgabe von Mietflächen - Protokolle in Papierform
- Mietanfragen beantworten
- Mietverträge für Stellplätze ausarbeiten und nachhalten
- Mietverträge im Verwaltungssystem einpflegen und beenden
- Indexierungen müssen regelmäßig und selbstständig aus dem System
gezogen werden
- Vorlage der Indexierung bei der Geschäftsführung
- Terminvereinbarung mit Handwerksfirmen für Wartung und Instandsetzung
- Terminabstimmung mit den Mietern für Wartung und Instandsetzung
- Kostenangebote sind technisch zu prüfen
- Abstimmung mit den hauseigenen Technikern
- Ansprechpartner für Mieter, Buchhaltung und Geschäftsführung
- Mahnwesen / Abstimmung mit der Buchhaltung
Berichtswesen:
Wöchentliche persönliche Berichterstattung an die Geschäftsführung und
Controlling inkl. tiefgründiger Befragungsrunde an die Sachbearbeitung
Eingehende E-Mails ausdrucken, Vorlage bei der GF, Bearbeitung und
danach Ablage in den Akten Papierakte
Ausgehende E-Mails ausdrucken, Vorlage bei der GF und danach Ablage in
der Papierakte
Posteingang zuerst bei GF, teilweise mit Kommentaren, Bearbeitung und
Ablage Akten
Vorgänge müssen bis zum Beginn (Jahre) vollständig aufgearbeitet und
präsent sein - wichtig ist auch welche Person wann - welche Entscheidung
getroffen hat
Entscheidungswege:
Hierarchisch kurz: - Sachbearbeiter – Geschäftsführung
Dauer der Entscheidung – im Verhältnis der Wichtigkeit - meist zu lange
Arbeitsausstattung:
Stellplatz für PKW
Desktop Rechner mit einem Bildschirm
Festnetztelefon
Kein Dienst Handy
Keine Visitenkarten