Interim-/PMO-/Projektassistenz - Unterstützung von Führungskräften, Geschäftsführern, Vorständen und Projektleitern.
Controlling:
Erstellung und Verwaltung von Projekt- und Zeitplänen (z.B. in MS Project). Erfassen der geleisteten Tage/Stunden/Expenses und regelmäßiger Abgleich mit der Kosten- und Ressourcenplanung.
Dokumentenmanagement:
Unterstützung der Projektleitung beim Aufbau eines strukturierten Dokumentenmanagementsystems. Kontinuierliche Pflege und Aktualisierung der Dokumentenablage sowie Sicherstellung der Standardeinhaltung.
Strukturierung der elektronischen und physischen Ablagestruktur. Überprüfung und Aktualisierung der Namensbezeichnung der Ordner sowie Dokumente, erstellen eines Arbeitshandbuches für eine transparente, intuitiv nachvollziehbare Ordnung und Struktur im Backoffice.
Prozessmanagement:
Unterstützung bei der Standardisierung der Prozesse, um einen schnellen und flexiblen Projektablauf zu gewährleisten. Erstellung und Bereitstellen von Templates, Formularen und Checklisten für die tägliche Arbeit. Regelmäßige Überprüfung der Einhaltung der Standards, um die Qualität sicherzustellen und Projektrisiken zu vermeiden.
Organisation von Projektmeetings und Veranstaltungen:
Planung, Organisation, Durchführung und Nachbereitung von Veranstaltungen im Rahmen der Projekte. Vom gemeinsamen Teamdinner bis hin zu exklusiven Kundenveranstaltungen, national wie international. Vorbereitung von Workshops, Meetings und Besprechung inkl. Maßnahmenmanagement.
Komplettes Termin- und Reisemanagement. Organisation von Meetings und Geschäftsreisen (Hotel, Flug, Visum, Mietwagen) inkl. Nachbereitung der Termine und Follow-up von Maßnahmen.
Kommunikation:
Verfassen und Versenden von Status-Berichten, wichtigen Terminen/Ereignissen, Protokollen.
Office Management:
Terminabstimmung, Pflege und Aktualisierung der Terminkalender (Outlook), Erledigung der internen/externen Korrespondenz (Telefon, E-Mail, Post, Fax), Bestellung von Büromaterial, Empfang von Kunden/Mandanten, Vorbereitung von Besprechungsräumen und Meetings.